¿Te has sentido abrumado últimamente por la cantidad de trabajo que tienes pendiente por hacer? ¿Has sentido que pasan los días y no sabes como organizar tu tiempo de forma efectiva para avanzar en el logro de tus metas?
A continuación vamos a explorar siete estrategias de productividad que te ayudarán a organizar mejor tu tiempo y alcanzar tus metas.
¿Por qué es importante la organización del tiempo?
La mayoría de nosotros nos hemos sentido abrumados al enfrentarnos a una lista de tareas por hacer, que se hace cada vez más extensa en vez de disminuir. Tanto, que muchas veces no tenemos ni idea de por dónde empezar.
Pero, si todos tenemos exactamente el mismo número de horas al día, ¿por qué algunas personas logran sacar el máximo provecho de su tiempo?
Por ejemplo, Elon Musk, el fundador de Tesla y SpaceX, dedica bastantes horas de trabajo a la semana en estas dos compañías, enfocadas a producir autos eléctricos y a llevar humanos a Marte, entre otros proyectos. Además, dedica tiempo a su familia, realiza ejercicio físico y tiene algunos pasatiempos personales.
¿Te gustaría saber cómo tú puedes organizar tu tiempo de forma eficiente para cumplir tus metas profesionales mientras mantienes un estilo de vida saludable?
Entre los factores más importantes que vamos a explorar a continuación, está el tener claridad en la meta que quieres alcanzar, establecer un plan de acción específico, definir prioridades, enfocarte y evitar distracciones, planificar tus tareas de forma adecuada, trabajar por bloques y optimizar tus resultados.
Pasemos a ver estas siete estrategias…
1. Crea un entorno de trabajo que favorezca tu productividad.
Mantén un espacio de trabajo limpio y organizado, tanto físicamente como en tus documentos electrónicos. Al tener un lugar definido para cada artículo, archivo o herramienta que necesitas, puedes avanzar mejor en tus actividades importantes. Elimina elementos que pudieran ser una distracción y fomenta un ambiente que te inspire a trabajar.
Un elemento importante para evitar distracciones en tu entorno de trabajo, es desactivar las notificaciones en tu teléfono móvil durante tus horas más productivas. Imagina que es miércoles y son las 8:30 de la mañana. Llevas 15 minutos trabajando en una presentación que requiere mucha creatividad y te sientes inspirado. De repente, tu teléfono que tienes justo a un lado, emite un sonido, la pantalla se enciende y volteas para ver el mensaje que acabas de recibir. En ese momento dejas lo que estabas haciendo, tomas el teléfono y respondes. Tal vez no te tomó más de 30 segundos contestar el mensaje. Pero el problema es que has perdido la inspiración y el enfoque en lo que estabas haciendo. Además, corres el riesgo de que después de responder el mensaje vayas a revisar tu correo, otros mensajes o las redes sociales. En ese punto habrás dedicado demasiado tiempo y energía en asuntos que no son prioridad.
Para evitar este tipo de situaciones, trata de mantener tu teléfono guardado y en silencio para no dejar que te distraiga cuando estés haciendo alguna actividad importante. La mayoría de los dispositivos se pueden configurar para desactivar las notificaciones por horario. Por ejemplo, de lunes a viernes, entre 8 y 11 de la mañana.
2. Ajusta tus metas de acuerdo a tu propósito.
Puedes estar trabajando muchas horas diarias, pero si tus metas no están alineadas, tal vez no estás avanzando en la dirección correcta. Por eso, cuando lo consideres necesario, haz una pausa y ajusta tus metas para que estén alineadas con la visión completa del propósito que deseas alcanzar. Cuando estés por escribir o redefinir una meta, pregúntate: ¿Cómo quiero que se vea mi vida dentro de 5 y 10 años? ¿Esta meta encaja en esa visión?
En este punto puedes descartar algunas metas cuando te des cuenta de que no son realmente importantes para ti, y eso te permitirá dedicar más de tu atención y tu tiempo a tus verdaderas prioridades.
Una vez que hayas realizado esta separación entre las metas que no son relevantes y las que sí lo son, define tus metas por escrito. Esto lo puedes hacer siguiendo el método SMART, el cual nos indica que tu meta debe ser específica, medible, alcanzable, relevante y basada en el tiempo.
- (Specific) Específica significa que esté encaminada a completar una actividad concreta y bien definida.
- (Measurable) Medible se refiere a que sea cuantificable, o que contenga un criterio específico para medir el avance de una manera clara.
- (Achievable) Alcanzable implica que sea realista y posible de lograr con los recursos que se tienen a la mano..
- (Relevant) Relevante quiere decir que esté alineada con tu propósito general.
- (Time-related) Y basada en el tiempo se refiere a que especifiques un fecha límite claramente definida para completarla.
Si al momento de ajustar tus metas, te das cuenta de que alguna es muy grande o muy general, la puedes dividir en metas más pequeñas que cumplan con estas características.
Escribir tus metas de esta manera, no sólo te obliga a tener claro qué es exactamente lo que quieres lograr y cuándo, sino que también te motiva para que completes todas las actividades necesarias que tienes que realizar, dentro del plazo establecido.
3. Planea tu trabajo con base en prioridades.
Definir tus prioridades te puede ayudar a eliminar tareas innecesarias que consumen tu tiempo. Así podrás planear tu trabajo con base en las actividades que son más significativas para ti.
Esto lo puedes lograr clasificando tus tareas en una matriz de prioridades, que consiste en una caja con cuatro cuadrantes. Los dos cuadrantes de abajo son para las actividades de importancia baja y los dos de arriba para las de importancia alta. Los dos cuadrantes de la izquierda son para las tareas que no son urgentes, mientras que los de la derecha son para las tareas urgentes.
Tanto la urgencia como la importancia de una tarea son características relevantes para clasificarla. Las actividades urgentes son situaciones a las que sientes que tienes que reaccionar de inmediato, como ciertos correos electrónicos, llamadas telefónicas, mensajes de texto o algún contratiempo inesperado. Las actividades importantes son las que contribuyen a tu misión, valores y metas a largo plazo.
La combinación de estos dos elementos, urgencia e importancia, nos lleva a clasificar todas las actividades en estos cuatro tipos:
- Las tareas importantes y urgentes. Son tareas cruciales que tienes que realizar lo antes posible porque son situaciones de emergencia o porque ya tienes el tiempo encima. Por ejemplo, finalizar esta noche la presentación que necesitas para la reunión de mañana a primera hora. Este tipo de tareas suelen generar estrés. Por eso es recomendable que busques completar tus actividades que son importantes, antes de que se vuelvan urgentes. Así evitarás, en la medida de lo posible, que haya tareas en este cuadrante. Esto nos lleva al siguiente tipo de tareas.
- Las tareas importantes pero no urgentes. Aquí es donde deberías pasar la mayor parte de tu tiempo. Esta lista contiene las actividades que son importantes y que están relacionadas con tus metas profesionales y personales, pero sin la urgencia de saber que estás a punto de llegar a la fecha límite. Para que puedas enfocarte más en este tipo de tareas necesitas un poco de planeación. En este tipo de actividades tienes la oportunidad de trabajar eficientemente y obtener un aprendizaje. Aquí tenemos por ejemplo, escribir un nuevo apartado de tu tesis, diseñar una nueva sección para tu sitio web, o escribir cinco páginas más del libro que te propusiste publicar a futuro.
- Las tareas urgentes pero no importantes. Estas tareas requieren de tu atención inmediata, pero no están directamente relacionadas con tus metas a largo plazo. Mucha gente tiende a enfocar demasiada energía en estas tareas sin preguntarse si realmente son importantes. Por ejemplo, atender algunas llamadas telefónicas, correos, o reuniones que no están relacionadas con asuntos críticos y sólo los distraen. Considera hacer un plan para descartar o delegar algunas de estas actividades. O al menos define un bloque de tiempo específico para atenderlas, sin que se conviertan en una distracción.
- Y por último las tareas que no son ni urgentes ni importantes. Estas son tareas que deberías eliminar por completo o reducirlas al mínimo. Por ejemplo, revisar tus redes sociales cada diez minutos a lo largo del día o ver inconscientemente varios episodios seguidos de una serie. Está bien planear un momento del día para despejar tu mente, relajarte, disfrutar una película o ver qué hay de nuevo en Facebook. Sólo trata de hacerlo de manera consciente, una vez que hayas completado tus tareas de prioridad alta.
4. Escribe una lista de cosas por hacer que sea fácil de seguir.
Con base en la prioridad que has definido para tus actividades en el punto anterior, haz una lista de las tareas más importantes que quieres completar.
Mantener una lista organizada te ayuda a que todas tus actividades principales estén escritas en un solo lugar para que no se te olvide nada importante. Y al priorizar las tareas, estás planificando el orden en que las vas a realizar.
Si utilizas tu lista de tareas correctamente, estarás mejor organizado y experimentarás menos estrés, sabiendo que no has olvidado nada importante. Además, al conocer mejor tus prioridades, podrás enfocar tu tiempo y tu energía en actividades de alto valor, lo que significa que serás más productivo.
Un error común que debes evitar al hacer listas de tareas es sobrecargarlas. Cuando asumes la responsabilidad de múltiples proyectos, te puedes llegar a sentir abrumado a medida que tu lista crece. Trata de mantener una lista de prioridades por cada proyecto, que no exceda de 10 elementos. Y limita la cantidad de proyectos en los que trabajas al mismo tiempo.
Otro problema común es el no definir las tareas de manera clara y específica. Por ejemplo, en vez de escribir en tu lista una tarea general y confusa como: “hacer plan de negocio”, deberías dividir el proyecto en tareas más específicas como: “redactar la misión y visión de la compañía”, y después: “recabar información de los competidores”, etcétera.
De esta manera, las tareas muy generales se convierten en proyectos, divididos en tareas más pequeñas y manejables.
También puedes agrupar tareas similares en lotes. Esto te ayudará a enfrentarlas de manera más eficiente. Por ejemplo, si a lo largo de la semana tienes que enviar la invitación con la orden del día de cinco diferentes reuniones, puedes dedicar dos horas el lunes para redactar las invitaciones y dejar programadas todas las reuniones de esa semana. Así te quitarás cinco pendientes de encima en un sólo bloque de trabajo, y podrás enfocarte en otras actividades el resto de la semana.
5. Trabaja en una sola tarea a la vez.
Puedes llegar a sentirte abrumado si piensas en la enorme lista de cosas que tienes por hacer. Y por más que pienses en esa lista, su tamaño no disminuirá. Lo mejor que puedes hacer es concentrarte la tarea que tienes frente a ti. Esa única y singular obra que te llevará un paso más cerca de tu objetivo. Así que sólo respira y hazlo.
Recuerda que el cerebro no está diseñado para la multitarea. Cuando constantemente obligas a tu cerebro a cambiar el enfoque de una tarea a otra, puedes llegar a sentirte agotado y desenfocado. Las interrupciones tienen un impacto muy negativo en tu rendimiento cognitivo. Se ha comprobado que el cerebro tarda aproximadamente 23 minutos en volver a lograr el mismo nivel de concentración que tenía antes de una interrupción.
La profesora Sophie Leroy realizó un estudio sobre lo que se llama el efecto de “residuo de atención”. En este estudio se le asignó a un grupo de voluntarios una tarea que requería un gran esfuerzo mental, como resolver un rompecabezas de dificultad alta. Luego, en algún momento, se les distrajo brevemente a manera de experimento. Se les pidió que desviaran su mirada y su atención hacia alguna otra cosa trivial por un momento muy breve. Cuando regresaron a la tarea mentalmente exigente que estaban haciendo, se pudo apreciar que su rendimiento disminuyó considerablemente, y se mantuvo así durante un tiempo: aproximadamente 23 minutos. El residuo de atención tarda un tiempo en desaparecer. Y esto es lo que le sucede a mucha gente cuando echa un vistazo rápido a su correo electrónico o a los mensajes de su teléfono móvil. Por muy breve que sea la distracción, ésta provoca que experimenten problemas para concentrarse en actividades importantes, y por ende, les toma mucho más tiempo completarlas.
Así que, por más que tengas llena tu lista de tareas y sientas un impulso natural por hacer varias cosas a la vez. Ten en mente que la multitarea te ralentiza. Si quieres aprovechar tu tiempo al máximo, lo mejor que puedes hacer es atender una sóla tarea a la vez.
6. Trabaja por intervalos y bloques de tiempo.
Planificar ciertos momentos del día con anticipación, y dedicar bloques de tiempo específicos para ciertas tareas, te puede ayudar a ser más productivo. Cuando tienes claramente definidos en tu calendario los proyectos y actividades que quieres hacer, es más difícil que otras personas o distracciones te roben el tiempo.
Trabaja por intervalos de 30 o 40 minutos absolutamente enfocado en una sóla actividad, y luego toma un descanso de 5 minutos. Varias investigaciones han demostrado que es más difícil mantener la concentración y el buen desempeño al trabajar por largos períodos de tiempo.
Estas son algunas recomendaciones que te pueden ayudar a trabajar por intervalos de manera eficiente:
- Usa alguna aplicación para medir el tiempo, que te notifique cuando han pasado los 30 minutos de trabajo y los 5 minutos de descanso.
- Asigna sólo una tarea a cada intervalo de 30 minutos.
- No te saltes tus descansos.
- No revises tu correo electrónico ni tus redes sociales durante tu descanso. Mejor camina un poco, ve por un vaso de agua, o haz respiraciones profundas y estiramientos.
- Toma un descanso mayor de 15 o 20 minutos después de 4 intervalos completados.
- Haz lo posible por evitar interrupciones o falsas emergencias durante tus intervalos de trabajo.
- Fija una meta diaria. Por ejemplo, completar durante el día 6 intervalos de actividades relacionadas a tu proyecto de mayor prioridad.
7. Registra y optimiza tus resultados.
Ser productivo también tiene que ver con hacer menos actividades, específicamente aquellas que aportan más valor a tu vida, a tu organización y a tu negocio. Es una buena idea que mantengas un registro de las actividades que realizas a lo largo del día, y de los resultados que obtienes.
La regla del 80/20, también conocida como el principio de Pareto, te puede ayudar a descartar asuntos y ocupaciones que no son importantes. Esta regla fue presentada por un economista italiano llamado Vilfredo Pareto. La idea básica es que el 20% de tus esfuerzos producen el 80% de tus resultados. Por ejemplo, para la mayoría de las empresas, el 80% de sus ventas provienen del 20% de sus clientes y del 20% de sus productos.
¿Te has preguntado recientemente cuáles son las actividades vitales, que marcan una diferencia palpable en tu negocio, en tu carrera profesional y en tu vida personal?
Haz una separación de este tipo de actividades significativas para ti, y descarta tanto como te sea posible, cualquier ocupación que no sea relevante o que no te acerque a tus metas.
Además, una vez que analices en qué ocupas tu tiempo cada día, los momentos en que tienes más energía y creatividad, y las circunstancias que te ayudan a generar mejores resultados, tendrás la oportunidad de optimizar tu tiempo. Planea tus actividades más importantes en los momentos en que sabes que eres más productivo, anticípate a las distracciones y prepara el ambiente para replicar algún resultado positivo que hayas logrado anteriormente.
¿Qué te pareció esta información?
Si aplicas estas 7 estrategias, tendrás la oportunidad de organizar mejor tu tiempo y acercarte cada vez más a tus metas. Al mismo tiempo que mejoras tu salud, obtienes más ingresos, desarrollas tu autoestima y mantienes un estilo de vida balanceado.
A final de cuentas, lo que necesitas es dedicar más de tu tiempo en actividades donde puedas aplicar y desarrollar tus talentos y habilidades. Al organizar mejor tus prioridades, tendrás la oportunidad de disfrutar más de tu trabajo, tus estudios y tu vida personal.
Música, pintura, baile, deportes, caminar en el parque o salir de viaje. Decimos que no tenemos tiempo, pero todos tenemos la misma cantidad de horas al día. Cómo las utilizas, depende de ti.
Pon en práctica estas estrategias y haz que cada día sea más productivo. Así lograrás que tu vida tenga más significado, felicidad y abundancia.